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西北政法大学学生档案管理办法

网站编辑:赵彩如 加入时间:2017-04-14 11:16 浏览

第一条 为加强我校学生档案的管理,使我校学生档案管理工作规范化、制度化、科学化,根据《普通高等学校学生档案管理办法》以及《普通高等学校学生管理规定》的有关规定,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条 本办法适用于研究生、本科生、第二学士学位学生、专科生的档案管理。成人教育学院学生档案的管理工作,参照本办法执行。

第三条 在校学生档案由各院辅导员统一保管,要求做到防火、防盗、防潮、防腐。

第四条 学生档案管理工作人员职责

(一)热爱本职工作,认真、细致、公道、正派,坚持原则,不徇私情;

(二)遵守保密制度,不得擅自将档案带出档案室,不得向外人透漏档案内容,确保档案室安全;不得伪造、涂改、销毁、丢失档案材料和利用档案材料徇私舞弊等;

(三)接收新生档案,配合校招生办做好新生资格审查工作;

(四)在校学生档案材料的收集、整理及归档;

(五)做好学籍变动学生档案的调整和处理;

(六)及时提供符合规定的档案查阅工作;

(七)负责毕业生档案材料的整理、审查、归档和转递工作。

第五条 学生档案应包括以下材料:

(一)招生材料:报名登记表、政治审查表、招生体检表等;

(二)新生入学体检表;

(三)学习材料:学籍成绩表;

(四)学籍材料:入学登记表、学位授予决定以及休学、退学、转学、转专业、出国等证明材料;

(五)毕业材料:毕业生登记表、毕业生体检表、报到证副联;

(六)党团组织材料:学生在校期间加入中国共产主义青年团以及加入中国共产党的有关材料,包括入团、入党申请书、外调材料、思想汇报、入团、团员入党推荐表、发展党员培养对象考察表、入党志愿书、转正申请书等;

(七)奖励材料:表彰奖励登记表;

(八)处分材料:学生在校期间因违反校规、校纪,触犯国家法律而受到处分决定书;

(九)贷款材料:申请国家助学贷款的有关材料;

(十)其他可供组织参考的有保存价值的材料及应当归档的其他材料。

第六条 学生档案材料的收集

(一)各院辅导员负责档案材料的搜集、归档工作,要求做到及时、准确、完备。

(二)归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确,由承办部门盖章,注明形成材料的时间。

(三)学生档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写 。除电传材料须复印存档外,不得用复印件代替原件存档。

第七条 新生档案的接收

(一)本科生及第二学士学位学生、专科生入学时,其档案由辅导员统一接收,同时提交缺少档案学生名单并及时通知新生本人;

(二)研究生的档案由研究生招生办公室统一接收,待研究生入学后移交至各院,移交工作应在学生入学后一个月内完成;

(三)新生的党(团)材料入学时未带的,由学生本人向原学校索取,一学期内归档;

(四)新生入学后,档案未能及时到达的,由学生本人负责到原生源地教育行政部门或学校索要,必须在三个月内移交学生档案管理部门,否则后果自负。

第八条 学生档案的查阅方法

(一)主管学生的工作人员因工作需要可查、借阅学生档案,但应履行登记手续。学生不得查阅本人或他人档案。

(二)外单位人员(用人单位或特殊事情)需要查阅学生档案,必须持单位介绍信和查阅人的工作证,并写出书面申请,由该院主管学生工作的党委书记批准,否则任何个人不得查阅和借阅个人及其直系亲属的档案。

(三)查阅学生档案时,不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。

(四)查阅借阅学生档案的单位,不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要利用档案材料的,必须由学主管学生工作的党委书记批准,方可复制拍摄。

第九条 学生档案的转递

(一)学生毕业后,学生档案应及时转出。就业、升学的学生档案,应转至新的接收单位;出国留学、未就业学生的档案,转递回学生原籍;退转学学生须在文件下发一周之内办理完毕离校手续,档案寄往学生家庭户籍所在地或转入院校。

(二)休学、留级、转专业等学生档案在文件或通知下发一周内将档案转入下一年级或其他学院。学校不保留离校学生档案。

(三)学生档案原则上应通过机要转递,也可由接收单位派专人领取。学生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的,应由学生本人写出书面申请,由该院主管学生工作的党委书记批准后,办理自带手续。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的,由学生本人承担责任。

(四)通过机要转递的学生档案,应根据机要局的要求填写《机要文件交寄单》;对转入的学生档案,经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。《机要文件交寄单》和《档案转递单》回执辅导员要妥善保管,以备日后查询。

第十条 本规定解释权归校学生处。